Selección, evaluación y re-evaluación de proveedores

Es esta etapa al inicio del proceso de compra, mediante la cual se logra la validación o aprobación de algunos proveedores, que tienen las competencias para satisfacer adecuadamente las necesidades del sector floricultor

Selección: se identifica a los proveedores potenciales que aparentemente son capaces de cubrir los requisitos de la compra, para iniciar la evaluación de selección.

Tener en cuenta los siguientes aspectos para la selección de proveedor.

• Proveedor único: El proveedor es persona natural o jurídica que tiene la exclusividad o es el único en el mercado con capacidad de prestar u ofrecer un bien y/o servicio específico en el sector.
• Buena experiencia: El proveedor cuenta con experiencia como persona natural o jurídica en la ejecución de contratos con el sector con similares o las mismas características de los bienes y/o servicios que se desean adquirir.
• Oportunidad del servicio: El proveedor ofrece dar respuesta en el tiempo requerido por la unidad gestora al momento de solicitar el bien y/o servicio.

Evaluación: Una vez que se ha iniciado la relación comercial con un proveedor, se evalúa su cumplimiento en cada entrega durante el primer período trimestral posterior a la compra.

formato #1

Formato #2

Re evaluación: Se aplicarán los mismos criterios de la evaluación como es el tiempo de entrega y las especificaciones, esta se realizarán a partir del segundo periodo trimestral a partir de la compra. Si en tres periodos de re evaluación consecutivos un proveedor resulta confiable se revaluará semestralmente. Una vez obtenidas las propuestas por parte de los proveedores potenciales, en base al cuadro comparativo o cotizaciones de los proveedores se realiza la selección. Los proveedores que cumplen con estos criterios se registran mediante un formato en el cual se determinara el puntaje de acuerdo a su calidad de servicio.

CRITERIO DE EVALUACIÓN

Calidad del bien o servicio.

EXCELENTE: Supera las expectativas y exigencias del bien y/o servicio adquirido.

BUENO: Cumple con los requisitos exigidos del bien y/o servicio adquirido.

REGULAR: Cumple con alguno de los requisitos exigidos del bien y/o servicio adquirido.

NO CUMPLE: No cumple con los requisitos exigidos del bien y/o servicio adquirido.

Cumplimiento de especificaciones técnicas

* EXCELENTE: El contratista mejoró las especificaciones técnicas establecidas del bien y/o servicio adquirido.

* BUENO: El contratista cumplió con las especificaciones técnicas establecidas del bien y/o servicio adquirido.

* REGULAR: El contratista incumplió con alguna de las especificaciones técnicas establecidas, las cuales son corregidas, por lo tanto no se considera que incumplió el contrato.

* NO CUMPLE: El contrato presentó inconformidades graves y se considera que no cumplió.

DEFINICIONES

• Proveedor: Es la persona natural o jurídica, que cumple con las exigencias establecidas por el sector floricultor para prestar servicios o entregar suministros.
• Proveedor de Productos o Suministros: persona natural o jurídica que, luego de un proceso de Cotización o Licitación, entrega como resultado final un Producto al sector.
• Productos: Corresponde a clasificación genérica para compras generales de bienes y productos tangibles (insumos, suministros, herramientas, productos terminados, etc.)
• Calificación: Valoración cuantitativa que mide el nivel de cumplimiento de los proveedores en cada uno de los factores de evaluación, tales como especificaciones técnicas, aspectos administrativos y de calidad.
• Selección de Proveedores: Proceso mediante el cual se elige un proveedor con base a unos criterios de selección específicos.
• Evaluación de Proveedores: Método mediante el cual se determina el cumplimiento de los aspectos técnicos, administrativos y de calidad de un proveedor, durante la ejecución del contrato.
• Re evaluación de Proveedores: Proceso mediante el cual se vuelve a evaluar a un proveedor y se le realiza seguimiento al contrato.

Preparación y Respuesta Ante Emergencia

En las Organizaciones debe existir un procedimiento donde se defina la preparación y Respuesta Ante Emergencia que se debe llevar a cabo en materia de Medio Ambiente y seguridad y salud ocupacional. Por tal motivo el sector debe diseñar un procedimiento el cual define la sistemática a seguir para la identificación de las actividades u operaciones realizadas, que resultan susceptibles de generar un impacto ambiental y peligros significativos, para así establecer planes de emergencia que permitan asegurar al sector que está preparado ante una posible situación de emergencia.

Los planes deben contener secuencias de actuación encaminadas a:

•  Identificar y responder a accidentes y situaciones de emergencia.
• Prevenir y mitigar los impactos.

Es importante que sean revisados después de un accidente o situación de emergencia para comprobar si estaban contempladas todas las contingencias. 

Además, para asegurar la operatividad del plan deben realizarse simulacros, en la medida de lo posible, con el fin de confirmar su adecuación y eficacia periódicamente.

Control Operacional

En las Organizaciones debe existir un procedimiento donde se defina el Control Operacional a llevar a cabo en materia de Medio Ambiente y seguridad y salud ocupacional. Por tal motivo el sector debe diseñar un procedimiento el cual define la sistemática a seguir para la identificación de las actividades u operaciones realizadas, que resultan susceptibles de generar un impacto ambiental y peligros significativos, para así establecer los controles operaciones que permitan asegurar al sector que está comprometido con la preservación del medio ambiente y el bienestar de los trabajadores.

Lo primero que se bebe hacer es  identificar cuáles son las actividades que van a ser objeto de control operacional. Para ello, habrá que considerar:

• Política medioambiental y de seguridad y salud ocupacional.
• Los aspectos medioambientales identificados y valorados como significativos.
• Los peligros de seguridad y salud ocupacional identificados y valorados como significativos.
• Los objetivos y metas planificados.
• Los requisitos legales aplicables.
• El principio de prevención de la contaminación y la integridad de los trabajadores.

Además, habrá que tener en cuenta que se debe considerar el control tanto en condiciones normales de funcionamiento como en condiciones anormales.

Vision

                                                                     

Ser reconocidos a nivel mundial en comercialización y producción de las mejores flores con más del 50% de participación en el mercado, contando con una amplia y completa variedades de flores. Esto se logrará con un personal competente, satisfaciendo así las necesidades de cada cliente soportados siempre en un adecuado sistema integrado de gestión.

Mision

Contar con una variedad de flores para todo tipo de ocasión, con el fin de satisfacer las necesidades y expectativas del cliente en el ámbito nacional e internacional y de esta manera contribuir con el desarrollo social del país, trabajando por la conservación del medio ambiente y la protección de la vida y salud de los empleados.

Politica

El Sector Floricultor ofrece una variedad de flores para todo tipo de ocasión, en busca de identificar y satisfacer las necesidades del cliente de manera oportuna, eficaz y eficiente contando con un personal comprometido y con la asignación de recursos por parte de la alta dirección.

Adopta el compromiso con la preservación del medio ambiente, disminuyendo el uso del papel, agua y pesticidas para prevenir y mitigar el impacto negativo generado en el desarrollo de nuestras actividades, cumpliendo así con la normativa vigente.

Asume la importancia de realizar sus actividades protegiendo la vida, integridad y salud de los trabajadores, ofreciendo un entorno de trabajo seguro mediante la identificación de peligros y valoración de riesgos y determinación de controles, apoyándose en capacitaciones y pausas activas que permitan minimizar los incidentes de trabajo, prevención de lesiones y enfermedades profesionales, cuidando así su bienestar.

Orientamos nuestros esfuerzos a mejorar continuamente la eficacia de nuestro Sistema de Gestión Integral.

Infraestructura

Es importante que las empresas del sector floricultor cuenten con un inventario controlado, vigilado y actualizado, ya que de éste depende el proveer y distribuir adecuadamente lo que posee la organización.

 Las máquinas y equipos de las organizaciones necesitan de un mantenimiento para asegurar su funcionamiento de manera adecuada.

Existen dos tipos de mantenimiento:

• Preventivo 
• correctivo

Adicional existen equipos que necesitan calibración y verificación como:

• Termómetros
• Metros

Es necesario que la organización determine por cada máquina y equipo que hacen parte de la organización,  que tipo de mantenimiento se la va a realizar y en qué periodo, ya que le ayudaría  a detectar  fallas y así disminuir costos minimizando el mantenimiento correctivo para evitar las paradas imprevistas en la producción. 

Se debe fijar una herramienta para consignar la información del inventario de la maquinaria y equipo que posee la organización, el mantenimiento que se le realizara y las fichas técnicas de dichos equipos.

Se recomienda que tenga la siguiente información:

Matriz de Inventario

• Cod.: Se debe difinir un código por cada producto de la organización.
• Nombre del producto: De que producto se esta hablando.
• Marca: El proveedor.
• Cantidad: Lo que tiene la organización.

Matriz de Mantenimiento 

• Producto: Nombre.
• Mantenimiento Preventivo:  Se determina que actividad se va a realizar antes de que la maquina o el equipo presenten falla.
• Mantenimiento Correctivo: Se determina que se debe hacer cuando  la maquina o el equipo presenten falla.
• Periodo en el que se realizara: Cada cuanto se realizara el mantenimiento.
• Calibración: Determinar el tiempo en el que se solicitara el servicio.

 Fichas Técnicas

• Producto: Nombre.
• Marca: Proveedor.
• Cod.: Que estableció la organización.
• Proceso: Al que pertenece.
• Características técnicas: Como es el producto.

Zunchadora - Fuente IPACK LTDA

Siendo su resultado una matriz de inventario, matriz de mantenimiento y ficha técnica.

La importancia de capacitar a el personal en una organización.

Capacitación y Formación

Los principios de  gestión de la calidad que fundamenta la familia de las normas ISO 9000 se enfatizan en la importancia de la gestión del recurso humano y la necesidad de una formación apropiada.

Teniendo en cuenta lo anterior es importante que el personal de todos los niveles que labore para las organizaciones del sector floricultor tenga una formación que satisfaga el compromiso de la misma, creando en ellos una conciencia en  la calidad en los productos/servicios solicitados, prevención de riesgos laborales y el impacto negativo que se causa al medio ambiente.

Se recomienda realizar la siguiente secuencia:

1.     Detectar las necesidades de capacitación y Sensibilización.

 2.     Identificación de recursos.

3.     Integración de un plan de capacitación y sensibilización.

4.     Ejecución de programas de capacitación y sensibilización.

5.     Evaluación, control y seguimiento de la capacitación y sensibilización.

Se debe fijar una herramienta para consignar la información que ayudara a realizar seguimiento para dar cumplimiento a las fechas determinadas para las capacitaciones o sensibilizaciones planificadas.

Se recomienda que tenga la siguiente información:

• Cargo: Es importare determinar que personal recibiría la capacitación o sensibilización.
• Responsable: Se debe determinar quién será el encargado de que se lleve a cabo la capacitación o sensibilización que está planificada.
• Tema: De que se le hablara al personal.
• Duración: Que tiempo se empleara.

Siendo su resultado dos  Matrices de capacitación y sensibilización.

Fuente - Propia

Fuente - Propia

BENEFICIOS

• Dará a conocer a sus empleados el interés que tiene en ellos como personas. como trabajadores, como parte importante de la organización.
• Conducir a la empresa a una mayor rentabilidad y a los empleados a tener una actitud más positiva.
• Elevar la moral de la fuerza laboral.
• Ayudar al personal a identificarse con los objetivos de la empresa.
• Obtener una mejor imagen.
• Fomentar la autenticidad, la apertura y la confianza.
• Mejorar la relación jefe-subalterno.
• Agilizar la toma de decisiones y la solución de problemas.
• Contribuir a la formación de líderes dirigentes.
• Incrementar la productividad y calidad del trabajo.
• Promover la comunicación en toda la organización. 

Perfiles Laborales

Es de vital importancia que la organización cuente con una herramienta donde determine que personal necesita, debido a que estas descripción  servirán  para lograr los propósitos que haya establecido. Además es útil identificar el tipo de persona que está mejor cualificado para hacer el trabajo. Esta información es importante para no fallar en la elección de la persona y que pueda  desarrollarse adquiriendo nuevas competencias para lograr un alto rendimiento en la ejecución de sus labores.

Se debe fijar una herramienta para consignar la información que ayudara a seleccionar de manera correcta el personal que formara parte de la organización.

Se recomienda que tenga la siguiente información:

• Nombre del Proceso: Se determina a proceso pertenecerá la persona que está aplicando al cargo.
• Cargo: Necesario para su identificación.
• Educación: Se identificaran los estudios del personal, para determinar a qué cargo aplicaría.
• Formación o Habilidades: Permitirá conocer las competencias del personal.
• Experiencia: Permitirá conocer el tiempo que ha desarrollado determinado cargo y que tan estables han sido sus anteriores trabajos

Siendo su resultado una Matriz de Perfiles de Cargo

Fuente - Propia

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